Сколько Надо Хранить Договор Аренды
Содержание
СЛУЖБА ПРАВОВОГО КОНСАЛТИНГА
Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?
Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ
«О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого-
обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет.
Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень).
При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.
Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно:
1) в статьях, содержащих конкретное название договора;
2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора (договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня).
Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены. Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.
Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).
При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня).
Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. 120 НК РФ или ст. 126 НК РФ.
Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2). В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.
Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: 5 лет по месту утверждения и постоянно по месту разработки. По прежнему перечню бюджетные сметы по месту утверждения и разработки нужно было хранить постоянно. Кроме того, не было отдельных положений для плана ФХД. На него распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение.
Кроме того, для отдельных видов документов установили специальный срок хранения. Так, уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придётся хранить год. Журналы, книги учёта инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет.
или, если хотя бы одна из сторон договора является юридическим лицом (независимо от срока), заключается в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ).
Договор аренды недвижимого имущества подлежит государственной регистрации, если иное не установлено законом (п. 2 ст. 609 ГК РФ).
Договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ).
Срок действия договора аренды здания (сооружения), определенный с 1-го числа какого-либо месяца текущего года до 30-го (31-го) числа предыдущего месяца следующего года, в целях применения п. 2 ст. 651 ГК РФ признан равным году. Если срок действия договора составляет ровно один год, данный договор в силу п. 2 ст. 651 ГК РФ подлежит государственной регистрации и из-за отсутствия таковой не может считаться заключенным (п. 3 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 N 66 «Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой»).
Аналогичные правила применяются и в отношении договоров аренды земельного участка (п. 2 ст. 26 ЗК РФ).
Краткосрочным договором аренды недвижимого имущества может считаться договор, заключенный на срок менее чем календарный год. Такой договор регистрации не подлежит (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 15.05.2022 N Ф05-5301/2022 по делу N А41-39362/16). Данное правило также применяется в отношении договоров аренды земельных участков (п. 2 ст. 26 ЗК РФ).
Договор аренды, в частности, считается краткосрочным, если срок его действия определен с 1-го числа какого-либо месяца текущего года до предпоследнего дня включительно предыдущего месяца следующего года (п. 3 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 N 66 «Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой», Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.01.2014 по делу N А10-1571/2013).
Таким образом, договор аренды недвижимости подлежит регистрации, если он заключен на срок не менее года.
В соответствии с пунктом 2 статьи 651 Гражданского кодекса Российской Федерации договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. Согласно части 1 статьи 51 Федерального закона от 13 июля 2022 г. N 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» государственная регистрация аренды недвижимого имущества осуществляется посредством государственной регистрации договора аренды недвижимого имущества. С заявлением о государственной регистрации договора аренды недвижимого имущества может обратиться одна из сторон договора аренды недвижимого имущества. В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) за государственную регистрацию прав, ограничений (обременений) прав на недвижимое имущество, договоров об отчуждении недвижимого имущества, за исключением юридически значимых действий, предусмотренных подпунктами 21, 22.1, 23 — 26, 28 — 31, 61 и 80.1 пункта 1 статьи 333.33 НК РФ, физическим лицом уплачивается государственная пошлина в размере 2 000 рублей, организацией — 22 000 рублей, а за государственную регистрацию ограничений (обременений) прав на земельные участки из земель сельскохозяйственного назначения, сделок, на основании которых ограничиваются (обременяются) права на них для всех категорий плательщиков – 350 рублей. При государственной регистрации договора аренды как ограничения (обременения) права, предметом которого являются несколько объектов недвижимого имущества, совершается одно юридически значимое действие, т.е. регистрируется сам договор аренды, который не зависит от количества указанных в нем арендованных объектов недвижимого имущества и проведенных в отношении них регистрационных действий. Поэтому за государственную регистрацию одного договора аренды, предметом которого могут являться несколько объектов недвижимого имущества, должна уплачиваться государственная пошлина в соответствующих размерах, установленных подпунктом 22 пункта 1 статьи 333.33 НК РФ. На основании положений абзацев 2 и 3 пункта 2 статьи 333.18 НК РФ в случае, если за совершением юридически значимого действия одновременно обратились несколько плательщиков, не имеющих права на льготы, установленные данной главой НК РФ, государственная пошлина уплачивается плательщиками в равных долях. В случае если среди лиц, обратившихся за совершением юридически значимого действия, одно лицо (несколько лиц) в соответствии с главой 25.3 «Государственная пошлина» НК РФ освобождено (освобождены) от уплаты государственной пошлины, размер государственной пошлины уменьшается пропорционально количеству лиц, освобожденных от ее уплаты в соответствии с данной главой НК РФ. При этом оставшаяся часть суммы государственной пошлины уплачивается лицом (лицами), не освобожденным (не освобожденными) от уплаты государственной пошлины в соответствии с настоящей главой НК РФ.
Хранение документов в организации
Порядок хранения документов организаций регламентировался, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).
Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Итак, неустойка (штраф). Мы рекомендуем отдельно выписать все неустойки по вашему договору. Необходимо проанализировать экономический смысл неустоек. Их взаимосвязь с возможными нарушениями обязательств. В двух словах, должна работать следующая схема: неустойка=степень нарушения обязательства. Думается, такой формат является верным. Если же в договоре прописывается слишком высокий штраф за те или иные деяния, суд, по заявлению стороны, вправе уменьшить размер неустойки. Обращаем ваше внимание, что суд ВПРАВЕ, НО НЕ ОБЯЗАН уменьшить неустойку. Согласно п.1 ст. 333 ГК РФ неустойка может быть уменьшена, если она явно несоразмерна последствием нарушения обязательства. Несоразмерность и необоснованность может выражаться, в частности, в том, что возможный размер убытков кредитора, которые могли возникнуть вследствие нарушения обязательства, значительно ниже начисленной неустойки. При этом важно напомнить следующее. При оценке соразмерности неустойки последствиям нарушения обязательства необходимо учитывать, что никто не вправе извлекать преимущества из своего незаконного поведения, а также то, что неправомерное пользование чужими денежными средствами не должно быть более выгодным для должника, чем условия правомерного пользования (пункты 3, 4 статьи 1 ГК РФ). Оперируя всем вышеизложенным, вы можете попробовать убедить своего контрагента в необоснованности неустоек по договору. Лучше решать ключевые вопросы по договору на стадии заключения договора, а не на стадии его исполнения. Судиться сегодня долго и дорого.
Обращаем ваше внимание также на цели заключения договора. В современных условиях пандемии актуальным стал вопрос расторжения договора аренды через призму возможности реализации цели заключения договора. К примеру, если цель заключения договора не может в полной мере реализоваться, у контрагента появляется потенциальная возможность расторгнуть договор аренды Необходимо отметить, что процесс расторжения в таком случае имеет свои нюансы. В связи с чем мы не будем подробно останавливаться на этой тематике. Наша задача показать возможность факта расторжения договора. В сущности, раздел «Предмет договора» должен отвечать на два вопроса «Что?» и «Для чего?». Что сдается в аренду? В каких целях используется арендованная вещь? В случае, если в предмете появляется иная тематика, мы рекомендуем более детально анализировать договор.
Как зарегистрировать договор аренды в; Росреестре
По закону договоры аренды со сроком больше двенадцати месяцев нужно регистрировать в Росреестре. Но нигде не прописаны сроки, в которые нужно уложиться с регистрацией. Можно прийти в Росреестр даже через год после заключения договора, и никто за это не оштрафует.
- договор аренды подписал представитель, а не арендатор или арендодатель лично;
- арендодатель сдает часть помещения или здания;
- арендодатель ИП сдает недвижимость, которую купил в браке;
- сделка аренды для компании считается крупной;
- объект аренды в залоге.
____________________________________________________, ОГРН _________________ о внесении _________________________ в ЕГРЮЛ записи о юридическом лице, ИНН ____________, местонахождение: ____________________________, именуемое в дальнейшем «Арендодатель», в лице ___________________________________, действующего на основании Устава, с одной стороны,
и _________________________________, ОГРН ________________ о внесении _______________________ в ЕГРЮЛ записи о создании юридического лица, ИНН ________________________, местонахождение: Российская Федерация, _____________________________________________, именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице_____________________________________________________________, действующего на основании Устава, с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор, именуемый в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:
Договор сроком более чем год в обязательном порядке проходит государственную регистрацию . К документам о госрегистрации нужно приложить квитанцию об уплате государственной пошлины. Зарегистрировать в государственных органах арендуемое имущество может как арендодатель, так и арендатор.При передаче недвижимого имущества арендатору, нужно приложить к договору полный пакет документов, которые непосредственно имеют отношение к объекту.
В тех случаях, которые указаны в статьях 619 и 620 ГК РФ, договор расторгается досрочно не стороной-инициатором, а судом. То есть такое прекращение арендных отношений может занять немало времени. Поэтому в договоре стоит четко проговорить, когда и в каком порядке сторона может выйти из арендных отношений без обращения в суд.
Договор, который заключили без учета обязательных требований, могут признать незаключенным, либо недействительным в суде. С таким иском может обратиться, например, собственник помещения. Договоры аренды чаще всего признаются незаключенными из-за того , что стороны не согласовали условия или недостаточно точно описали предмет договора, поэтому нельзя доказать, что имущество было передано.
Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.
- конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
- обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).
Срок хранения договора аренды нежилого помещения
Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Однако если речь идёт о юридическом лице, то применяется ст.17 Федерального Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 30.06.2003) «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) по которой организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен (п.2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утверждённых Росархивом 6 октября 2000 г.). Это не касается той «первички», что подтверждает размер налогового убытка, переносимого на будущее. Такие документы фирма обязана хранить, пока уменьшает налоговую базу текущего периода, а это может продолжаться больше пяти лет. Правда, таково требование налогового законодательства — п.4 ст.283 Налогового кодекса РФ. Но и в бухгалтерском, и в налоговом учете первичные документы одни и те же.
В частности, определены следующие сроки хранения в отношении отдельных первичных документов: первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.) — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п.150 Перечня типовых управленческих документов); документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — пять лет (п.151 Перечня типовых управленческих документов); лицевые счета работников — 75 лет (п.153 Перечня типовых управленческих документов); документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат — пять лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет (п.155 Перечня типовых управленческих документов); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности, — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п.155 Перечня типовых управленческих документов); документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации — постоянно (п.166 Перечня типовых управленческих документов); документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях — пять лет (п.167 Перечня типовых управленческих документов).
Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение, при этом срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет,
- правоустанавливающие документы, подтверждающие права собственности на объект (помимо договоров приватизации или купли-продажи, договоров на строительство / ремонт / реконструкцию, актов о приемке / вводе в эксплуатацию, свидетельств о праве собственности, выписок из реестра и т.п.
