Основные правила работы архивов организаций 2022

Особенности архивирования документов в организации

  • документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
  • если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
  • структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
  • если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Особенности архивирования документов в организации

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Вам может понравиться =>  Дорожный Налог Калькулятор 2022

Основные правила работы архивов организаций 2022

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций

3. Требования, изложенные в настоящих Правилах, в части общих норм (организация планирования и отчетности, организация труда, научная и методическая работа, публикационная деятельность) распространяются на работу архивов организаций с научно-технической документацией, кино-, фото-, фоно- и видеодокументами (далее – аудиовизуальная документация) и документацией в электронном виде.

76. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Лист-заверитель дела не нумеруется.

Основные правила работы архивов организаций 2022

3.2.20. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ, а также документов по личному составу.

3.2.19. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.

Вам может понравиться =>  Если Проживаешь В Чернобыльской Зоне С 2022 Положены Выплатый

Разрабатываем положение об архиве

Типовое положение об архиве — это документ, который определяет порядок хранения бумаг, появившихся в процессе деятельности предприятия. Не каждый экономический субъект обязан разрабатывать такой внутренний акт, но в случае необходимости очень важно его правильно составить и утвердить.

  1. Общие моменты — для какого предприятия разработано, на кого распространяется, на базе чего функционирует сам отдел.
  2. Документация, которая должна попадать на хранение.
  3. Задачи и функции архивного отдела в компании. К таковым относят прием, регистрацию и систематизацию материалов, контроль за их состоянием, своевременность восстановления и передачи в государственные (муниципальные) хранилища.
  4. Права. Среди них:
    • участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
    • информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
    • выдача документации, попавшей на хранение.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ материал

Порядок взаимоотношений архива с негосударственными организациями и физическими лицами-собственниками документов Архив взаимодействует с негосударственными организациями и физическими лицами-собственниками документов на основании соглашения (договора). В соответствии с условиями соглашения (договора) архив может оказывать негосударственным организациям необходимую методическую и практическую помощь в постановке делопроизводства и организации работы негосударственного архива, а также взаимодействовать с ними по направлениям, изложенным в пп. 6.2.1-6.2.5.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации. («Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) 1.2. Виды архивов)) 5.2.1. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации. («Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Меняются правила работы архивов организаций

Напомним, что внутренняя опись документов дела составляется к делам, учет которых вызывается спецификой документации. Речь идет об особо ценных, личных, судебных, следственных делах, делах, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела .

Вам может понравиться =>  Как получить водительское удостоверение после сдачи экзамена

Изменена последовательность включения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел по личному составу. С 28.01.2022 после приказов (иных распорядительных документов) по личному составу должны идти должностные (рабочие) инструкции работникам, а только потом личные карточки работников. В настоящее время должностные (рабочие) инструкции не указываются .

Adblock
detector